Quy định về công chứng văn bản phân chia di sản thừa kế

1.Di sản thừa kế là gì?

Điều 612 BLDS 2015 quy định : “ Di sản bao gồm tài sản riêng của người chết, phần tài sản của người chết trong tài sản chung với người khác.”

Từ đó ta có thể hiểu , di sản thừa kế là tài sản của người chết (người để lại di sản thừa kế) để lại cho người khác sau khi người để lại di sản chết, di sản thừa kế bao gồm:

• Tài sản riêng của người chết;
• Phần tài sản của người chết trong tài sản chung với người khác.

2.Hồ sơ yêu cầu công chứng văn bản phân chia di sản thừa kế

Khoản 2 Điều 59 Luật Công chứng 2024 quy định việc công chứng văn bản phân chia di sản thừa kế như sau: 

• Giấy chứng tử hoặc giấy tờ khác theo quy định của pháp luật chứng minh người để lại di sản đã chết;
• Di chúc trong trường hợp thừa kế theo di chúc; giấy tờ chứng minh quan hệ giữa người để lại di sản và người được hưởng di sản trong trường hợp thừa kế theo pháp luật và trường hợp người thừa kế không phụ thuộc vào nội dung của di chúc theo quy định của Bộ luật Dân sự;
• Giấy tờ chứng minh quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản của người để lại di sản trong trường hợp di sản là quyền sử dụng đất hoặc tài sản pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu.

-Công chứng viên kiểm tra để xác định người để lại di sản đúng là người có quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản và những người yêu cầu công chứng đúng là người được hưởng di sản; nếu thấy chưa rõ thì công chứng viên yêu cầu làm rõ hoặc tiến hành xác minh, yêu cầu giám định theo quy định pháp luật.

-Tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm niêm yết việc tiếp nhận công chứng văn bản phân chia di sản. Công chứng viên chỉ được công chứng văn bản phân chia di sản sau khi có xác nhận về việc đã hoàn thành việc niêm yết và không nhận được khiếu nại, tố cáo nào liên quan đến việc phân chia đó. 

-Nội dung văn bản niêm yết bao gồm: 

• Họ và tên người để lại di sản, người thừa kế; 
• Quan hệ thừa kế giữa người thừa kế với người để lại di sản; 
• Danh mục di sản thừa kế; đồng thời phải ghi rõ nếu có khiếu nại, tố cáo về việc bỏ sót, giấu giếm người thừa kế; 
• Di sản không thuộc quyền sở hữu, quyền sử dụng của người để lại di sản thì khiếu nại, tố cáo đó được gửi cho tổ chức hành nghề công chứng đã tiếp nhận yêu cầu công chứng văn bản phân chia di sản và thông tin cho Ủy ban nhân dân cấp xã nơi thực hiện việc niêm yết.

3.Thủ tục niêm yết việc tiếp nhận công chứng văn bản phân chia di sản 

Căn cứ Điều 59 Luật công chứng 2024 được hướng dẫn bởi Điều 44 Nghị định 104/2025/NĐ-CP quy định thì thủ tục niêm yết việc tiếp nhận công chứng văn bản phân chia di sản được thực hiện như sau:

-Bước 1: Thẩm định hồ sơ 

Người thừa kế nộp hồ sơ tại Văn phòng công chứng có thẩm quyền. 

Công chứng viên kiểm tra tính hợp lệ, xác minh người để lại di sản đúng là chủ sở hữu, và người thừa kế đúng đối tượng được hưởng theo di chúc hoặc pháp luật. Nếu chưa rõ ràng, công chứng viên có quyền từ chối hoặc yêu cầu giám định, xác minh thêm. 

-Bước 2: Niêm yết và thụ lý 

Văn bản về việc tiếp nhận công chứng văn bản phân chia di sản phải được niêm yết trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày niêm yết.

Việc niêm yết được thực hiện tại trụ sở của Ủy ban nhân cấp xã nơi thường trú cuối cùng của người để lại di sản; trường hợp không xác định được nơi thường trú cuối cùng thì việc niêm yết được thực hiện tại trụ sở của Ủy ban nhân cấp xã nơi tạm trú có thời hạn cuối cùng của người đó.

• Trường hợp nơi thường trú hoặc tạm trú có thời hạn cuối cùng của người để lại di sản không phải ở Việt Nam thì việc niêm yết được thực hiện tại trụ sở của Ủy ban nhân cấp xã nơi thường trú hoặc tạm trú có thời hạn cuối cùng của người đó ở Việt Nam; trường hợp người để lại di sản không có hoặc không xác định được nơi thường trú hoặc tạm trú có thời hạn cuối cùng ở Việt Nam thì tổ chức hành nghề công chứng gửi văn bản niêm yết đề nghị Sở Tư pháp nơi tổ chức hành nghề công chứng đặt trụ sở đăng tải trên Cổng thông tin điện tử của Sở Tư pháp. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị của tổ chức hành nghề công chứng, Sở Tư pháp phải thực hiện việc đăng tải theo quy định tại khoản này.
• Trường hợp di sản gồm cả bất động sản và động sản hoặc di sản chỉ gồm bất động sản thì việc niêm yết được thực hiện theo quy định pháp luật  và tại trụ sở Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có bất động sản.
•  Trường hợp trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng và nơi thường trú hoặc tạm trú có thời hạn cuối cùng của người để lại di sản không ở cùng một tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương thì tổ chức hành nghề công chứng có thể gửi văn bản đề nghị Ủy ban nhân dân cấp xã nơi thường trú hoặc tạm trú có thời hạn cuối cùng của người để lại di sản thực hiện việc niêm yết.

Ủy ban nhân dân cấp xã nơi niêm yết có trách nhiệm bảo quản văn bản niêm yết trong thời hạn niêm yết, không được yêu cầu các giấy tờ, tài liệu khác khi nhận được đề nghị về việc niêm yết; có văn bản xác nhận về thời gian, kết quả niêm yết và gửi cho tổ chức hành nghề công chứng đã đề nghị niêm yết trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày kết thúc việc niêm yết. 

*Lưu ý: 

• Trường hợp văn bản niêm yết được đăng tải trực tuyến hì Sở Tư pháp thông báo cho tổ chức hành nghề công chứng kết quả đăng tải trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày kết thúc thời hạn 15 ngày đăng tải.
• Trường hợp tổ chức hành nghề công chứng nhận được khiếu nại, tố cáo sau khi có văn bản xác nhận của Ủy ban nhân dân cấp xã về thời gian và kết quả niêm yết nhưng trước thời điểm công chứng văn bản phân chia di sản thì công chứng viên phải tạm dừng việc công chứng để xử lý thông tin theo quy định. 

-Bước 3: Lập văn bản phân chia di sản 

Sau thời gian niêm yết, nếu không phát sinh tranh chấp, công chứng viên lập văn bản phân chia di sản và cho các bên ký. Văn bản khai nhận di sản được công chứng viên ký chứng nhận. Đây là căn cứ pháp lý để sang tên tài sản. 

-Bước 4: Ký chứng nhận và trả kết quả

Công chứng viên yêu cầu người thừa kế xuất trình bản chính các giấy tờ đã nêu ở trên để đối chiếu trước khi ký xác nhận vào Lời chứng và từng trang của Văn bản khai nhận này.

Sau khi ký xong sẽ tiến hành thu phí, thù lao công chứng, các chi phí khác và trả lại bản chính Văn bản khai nhận cho người thừa kế.

4.Những điểm mới cần lưu ý theo Luật Công chứng 2024 (hiệu lực từ 01/7/2025)

4.1.Chỉ còn một loại văn bản khai nhận di sản

Từ 1/7/2025, sẽ không còn tách biệt “văn bản khai nhận di sản” và “văn bản phân chia di sản” như trước đây.

Dù thừa kế theo pháp luật hay theo di chúc, dù chỉ có một người thừa kế thì vẫn phải lập “văn bản phân chia di sản”.

4.2. Công chứng ngoài trụ sở — linh hoạt hơn

Công chứng viên được phép thực hiện công chứng ngoài trụ sở trong các trường hợp đặc biệt:

• Người bệnh, đang cách ly, người cao tuổi.
• Phụ nữ mang thai, đang nuôi con dưới 12 tháng.
• Lực lượng vũ trang tại ngũ.
• Người gặp trở ngại khách quan khác không thể di chuyển.